Perubahan Role Approval SAP S/4HANA

Layanan Perubahan Role Approval SAP S/4HANA digunakan apabila terdapat perubahan kewenangan persetujuan (approval) pada transaksi seperti Purchase Requisition (PR), Purchase Proposal (PP), maupun Purchase Order (PO).

Permintaan perubahan role approval hanya dapat diajukan oleh pegawai dengan jabatan minimal Eselon 2 sebagai pihak yang berwenang melalui sistem tiket.silog.co.id.

Pengajuan dilakukan melalui pembuatan tiket pada sistem layanan ICT dengan melampirkan KORIN (Konfirmasi/Surat Resmi Perubahan Kewenangan) atau dokumen resmi yang menjelaskan perubahan role approval tersebut.

Sebelum perubahan role dilakukan, pemohon wajib memastikan bahwa seluruh dokumen PR, PP, dan PO yang masih menggunakan role approval lama telah selesai diproses dan tidak terdapat dokumen yang masih berstatus pending atau (outstanding).

Hal ini dilakukan untuk menghindari kendala proses approval setelah perubahan role diterapkan pada sistem SAP S/4HANA.

Q : Bagaimana cara mengajukan perubahan role approval di SAP S/4HANA?

A :

Silakan membuat tiket layanan ICT dengan melampirkan:

1. Dokumen KORIN atau surat resmi perubahan kewenangan approval.
2. Informasi user SAP yang akan diubah.
3. Detail role approval yang diminta (PR, PP, dan/atau PO).
4. Persetujuan dari pihak yang berwenang sesuai ketentuan perusahaan.

Q : Apa syarat sebelum perubahan role approval dilakukan?

A :

Sebelum perubahan role dilakukan, pemohon harus memastikan bahwa:

• Seluruh dokumen PR sudah selesai diproses.
• Seluruh dokumen PP sudah selesai diproses.
• Seluruh dokumen PO sudah selesai diproses.
• Tidak ada dokumen yang masih berstatus pending, in process, atau gantung (outstanding) pada role approval lama.

Q : Mengapa PR, PP, dan PO harus dipastikan clear sebelum perubahan role?

A :

Hal ini bertujuan untuk menghindari terjadinya kegagalan proses approval atau dokumen yang tidak dapat diproses karena perubahan jalur otorisasi. Dengan memastikan seluruh transaksi telah selesai, perubahan role dapat dilakukan dengan aman tanpa mengganggu proses bisnis yang sedang berjalan.

Q : Apakah ICT dapat langsung mengubah role approval tanpa dokumen pendukung?

A :

Tidak. ICT hanya dapat melakukan perubahan role approval apabila telah menerima tiket resmi yang dilengkapi dengan KORIN atau dokumen persetujuan resmi dari pihak yang berwenang sesuai kebijakan perusahaan.

Q : Berapa lama proses perubahan role approval dilakukan?

A :

Perubahan role approval akan diproses setelah:

• Tiket telah dibuat dengan lengkap.
• Dokumen KORIN atau surat persetujuan telah diverifikasi.
• Tidak terdapat PR, PP, maupun PO yang masih outstanding pada role lama.

Setelah seluruh persyaratan terpenuhi, ICT akan melakukan perubahan role dan melakukan pengujian akses pada user terkait.